Fr:Concevoir la Base de Données "sur Papier"

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Avant de créer une nouvelle base de données dans NeoOffice, il est important de réfléchir aux types de données que vous voulez enregistrer et à la façon dont vous aurez besoin d'y avoir accès. Commencer par faire un plan de votre base de données sur papier vous épargnera des heures de frustration de restructuration par la suite.

Contents 1 Premières Questions 2 Organiser les Tables et les Champs 2.1 Organiser les Tables Essentielles 2.2 Organiser les Tables Pratiques 3 Créer la Base de Données 4 Les Étapes Suivantes 5 Liens Externes

Premières Questions

Commencer par vous poser ces questions :

• Quelles sortes de données ai-je besoin d'enregistrer ?

Pour le journal de l'ornithologue, les données dont nous avons besoin incluent les oiseaux, leurs dates d'apparition, les sites, des informations sur les sorties d'observation, etc.

• Quest-ce que je veux faire avec ces données ? Quelle sortes de rapports je veux pouvoir produire ?

Pour le journal de l'ornithologue, nous voulons pouvoir :

Voir les données de certaines sorties d'observation. (par exemple. quels oiseaux ai-je vus en baie de Somme le 1^er avril 2007 ?)

Établir une liste de tous les oiseaux observés en un site particulier au cours du temps. (par exemple, tous les oiseaux que j'ai vus en baie de Somme)

Établir une liste de tous les oiseaux que j'ai vus durant toute ma vie (chaque espèce d'oiseaux étant répertoriée une seule fois)

Peut-être même trier par site et conditions météorologiques.

• Comment les données douvent-elles être groupées ?

Les simples bases de données linéaires (comme les bases de données dans ClarisWorks/Appleworks, par exemple) vous permettent seulement de travailler avec une seule table de données dans une base. Cela limite les types de données qui peuvent être stockés et les manières de les relier. Les bases de données relationnelles comme Base (File Maker Pro et Helix RADE pour Classic), vous permettent de travailler avec des tables multiples de données relativement indépendantes qui peuvent être reliées entre elles de plusieurs manières.

Comprendre comment grouper vos données, et de quelles tables vous avez besoin est essentiel. Regardez soigneusement quelles données sont étroitement liées, et lesquelles doivent être indépendantes des autres groupes (ou tables). Dans une base de données simple, pour cataloguer de la musique par exemple, vous pouvez vouloir trois groupes : Albums (Nom, date, etc.), Chansons, et Compositeurs. Ils doivent être distincts car plus d'un album contient plus d'une chanson, et compositeurs (ou artistes) composent plus d'un album.

Pour le journal des ornithologues, les groupes les plus naturels sont :

Oiseaux (un enregistrement pour chaque espèce)

Sorties d'Observation (un enregistrement pour chaque sortie)

Sites (un enregistrement pour chaque site)

Apparitions ( un enregistrement pour chaque oiseau vu)

Organiser les Tables et les Champs

Une fois que vous avez réfléchi à ces questions, vous êtres prêt à organiser les tables et les champs. Les tables ont au moins deux buts différents :

1. stocker les données essentielles à votre base
2. faciliter l'entrée des données compatibles.

Pour ce tutoriel, j'ai réparti les tables en deux catégories : les "Tables Essentielles," ce sont les tables qui contiennent les données essentielles à votre base de données, et les " Tables Pratiques," ce sont les tables qui vous permettent d'entrer facilement et de façon cohérente vos données. C'est moi qui ai créé ces termes, donc il est très peu probable que vous les voyiez utilisés ailleurs.

Organiser les Tables Essentielles

Faires une liste des tables essentielles dont vous avez besoin. Incluez les noms de tous les champs qui doivent être contenus dans chaque table. Assurez-vous d'inclure une "Clé Primaire" dans chaque table. Les Clés Primaires sont des champs dont l'entrée est unique pour chaque enregistrement. Le plus souvent, il est préférable de choisir pour la Clé Primaire un nombre (entier) que la base de données règle elle-même. Mais quelquefois cela peut avoir un sens de choisir autre chose pour la Clé Primaire. Décidez, pour chaque champ, de quel type il doit être (texte, date, nombre, oui/non, etc.).

Une fois que vous avez votre liste initiale, choisissez de quelle façon les tables doivent être liées les unes aux autres. Quels sont les champs communs aux tables ?

Voici la liste des tables essentielles du journal de l'ornithologue :

Table des Oiseaux

J'ai utilisé la liste de l'AOU (American Ornithologist's Union) disponible en format .xls sur le site de l'American Ornithologist's Union. Les Champs sont déterminés par les titres des colonnes.

J'ai ajouté une colonne (un champ) ID comme clé primaire.

(Pour plus d'information sur la façon d'utiliser un classeur comme base d'une table, voyez Créer une table à partir d'un classeur.

Note. Les titres des champs sont en anglais, conformément au document Excel de la société AOU.

Table des Sorties (Field Trips)

FieldTripID (Sorties)

Date

Start Time (Heure de début)

End Time (Heure de fin)

Location (lié à la table des Sites) (Site)

Weather (Temps -météo)

Wind (Vent)

Temp (de type texte) (Température)

Participants

Comments (Commentaires)

Table des Apparitions (Sightings)

SightingsID (Apparitions)

Bird Name (Nom des oiseaux, lié à la table des Oiseaux)

Field Trip ID (Sorties, lié à la table des Observations de Plein Air)

Male (Oui/Non) (Mâle)

Female (Oui/Non) (Femelle)

Juvenile (Oui/Non) (Jeune)

Comments (Commentaires, comportement des oiseaux, où ont-ils été cités, etc.)

{Note: si vous suivez les apparitions d'une famille d'oiseaux, ajoutez un champ oui/non pour chaque membre de la famille)

Table des Sites (Locations)

Location (Site, lié à la table des Observations de Plein Air)

County (Comté)

State/Province (État/Province)

Country (Région)

Terrain type

Water type (type d'eau)

Notez qu'il n'y a pas de relation directe entre la table des Sorties d'Observation et celle des Oiseaux, ni entre la table des Sites et celle des Apparitions ou des Oiseaux. Mais ces tables peuvent être reliées entre elles dans les Requêtes, pourvu que la Requête inclut une troisième table liée à chacune des tables 'non liées'. Par exemple, bien que la table des Apparitions et celle des Sites n'aient pas de lien direct, la table des Sorties d'Observation peut servir d'intermédiaire, car elle est liée à chacune des deux autres tables.

Organiser les Tables Pratiques

J'appelle "Tables Pratiques" les tables dont l'objet est d'abord de rendre l'entrée des données plus facile et plus cohérente. Une fois les formes créées, ces tables peuvent être utilisées pour créer des Combo Boxes ou des List Boxes, permettant à l'utilisateur de choisir, par exemple un type de terrain dans une liste prédéfinie.

Pour le journal de l'ornithologue, les "tables pratiques" suivantes sont prévues. Dans cet exemple, les tables ne contiennent qu'un seul champ (plus, éventuellement, une clé primaire) :

Weather

Wind

Terrain Types

States/Provinces

Water Types

Counties/Provinces

Country

Créer la Base de Données

Il est maintenant temps de crééer une nouvelle base de données.

Dans le menu Fichier, choisissez Nouveau puis Base de données

Dans la fenêtre Assistant Base de données, vérifiez que le bouton radio Créer une base de données est coché.

Cliquez sur Suivant

Vérifiez que Oui, je souhaite que l'assistant enregistre la base de données et Ouvrir la base de données pour édition sont cochés.

Cliquez sur Terminer

Les Étapes Suivantes

Vous êtes maintenant prêt à créer vos tables. La création des tables est décrite dans les articles suivants :

Creating a Table From a Spreadsheet (en anglais)

Creating a Table in Design View (en anglais)

Conservez les notes concernant la conception de votre base de données. Vous aurez d'autres décisions à prendre plus tard. Cela sera plus facile de prendre ces décisions si vous pouvez vous référer à cette liste de tables et de champs.

Liens Externes

• Livres concernant la conception des bases de données sur OOoForum.org (en anglais)