Fr:Créer une Table à partir d'un Classeur

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Pour la base de données du journal d'ornithologie, nous avons besoin d'une table répertoriant tous les oiseaux que nous pourrions observer dans notre secteur. Créer une table en partant de zéro serait ennuyeux et prendrait du temps. Heureusement, les données dont nous avons besoin sont déjà disponibles dans un format que nous pouvons utiliser. La société American Ornithologists' Union fournit la liste d'oiseaux de son secteur (Amérique du Nord et Centrale) dans un fichier Excel. Cet article décrit la manière d'intégrer ces données depuis le fichier .xls dans la base de données de notre journal d'ornithologie.

Contents 1 Importer des Classeurs vs. Se Connecter à des Classeurs 2 Formater le Classeur 3 Importer les Données 4 Articles Apparentés dans Neowiki 5 Liens Externes

Importer des Classeurs vs. Se Connecter à des Classeurs

NeoOffice Base peut utiliser les données contenues dans un classeur de deux façons. L'une des op­tions est la connexion à un classeur existant. Cette méthode est décrite dans l'article Utiliser un Document Calc comme Source de Données

. Lorsque vous utilisez cette méthode, les données ne peuvent être éditées que dans le classeur source, non dans NeoOffice Base.

L'autre option consiste à importer les données depuis le classeur dans le document Base. Elles peuvent alors être éditées directement dans Base. (Le classeur original n'est pas modifié par les changements effectués dans Base.) Dans notre cas, nous allons importer les données, mais aupara­vant le classeur doit être modifié.

Formater le Classeur

Avant d'importer les données, nous devons être certains qu'elles sont correctement formatées. Note : Les noms des entêtes des colonnes ont été traduits en français.

• La première ligne de la plage de données (qui n'est pas nécessairement la première ligne du docu­ment) doit contenir les noms des champs.
• Les noms des champs ne doivent pas contenir d'espaces.
• Il doit y avoir des données dans tous les champs qui ne doivent pas être vides.

Dans le cas de la liste de l'AOU, un examen attentif montre que les champs Ordre, Famille, SousFamille et Genre, ne contiennent de données que pour le premier enregistrement de cet ordre, famille, sous-famille ou genre. Dans notre base de données, ces informations doivent figurer dans chaque enregistrement. Pour corriger cela :

• Cliquez dans une cellule contenant un nom d'Ordre (ou Famille, etc.). le contour de la cellule de­vient noir et un petit carré noir est visible dans le coin inférieur droit de la cellule.
• Glissez ce carré vers le bas ; une bordure rouge glisse en même temps. Continuez à glisser jusqu'à ce que cette bordure inclue toutes les cellules vides, mais pas la prochaine cellule contenant un texte, relâchez le bouton de la souris. Les cellules contiennent maintenant le texte de la première cellule.

• Toute ligne contenant des cellules vides dans la colonne NomAnglais doit être supprimée.

Un examen attentif montre que cetaines lignes contiennent des noms d'ordre, famille, sous-famille, etc., mais ne contiennent aucune entrée dans la colonne NomAnglais, ni dans aucune des colonnes à droite de NomAnglais. Ces lignes constituent les entêtes des différentes sections. Pour les supprimer, faites un clic droit ou pressez les touches Ctrl-clic à l'extrémité gauche de la ligne et choisissez Supprimer des lignes dans le menu contextuel.

• L'ordre de la liste de l'AOU est un ordre standard, utilisé dans les livres et les listes d'ornithologie. Pour être sûrs que nous pourrons le reproduire dans notre base de données, il serait plus avisé d'ajouter un champ ID, en donnant au premier enregistrement le numéro 1, au suivant le numéro 2, etc. Pour cela :

Insérez une nouvelle colonne à gauche de la colonne A (cliquez sur l'entête de la colonne A et choisissez Colonnes dans le menu Insertion.

Entrez OiseauxID dans la cellule de la nouvelle colonne A, juste à gauche de la cellule étiquetée order

Entrez 1 dans la première cellule sous ID :

Suivez les instructions de la page Sélection et remplissage d'une plage de cellules de ce wiki de sorte que chaque cellule contienne l'entier suivant immédiatement l'entier attribué à la cellule précédente (i.e. 1, 2, 3, etc.)

J'ai aussi modifié quelques noms de champs, spécialement ceux qui ne contenaient qu'une lettre; ajustez ces noms comme il vous convient.

Importer les Données

Nous sommes maintenant prêts à importer les données.

Sélectionnez la plage de données, y compris la ligne qui contient les noms des colonnes. Le moyen le plus facile de faire cela est probablement de cliquer dans la cellule en haut à gauche de la plage (probablement la cellule étiquetée ID), puis de descendre jusqu'à la dernière ligne de la plage et de faire un Maj-clic dans la cellule la plus à droite de la plage.

Copiez cette plage

Ouvrez la base de données du journal d'ornithologie

Cliquez sur l'icône Tables dans la colonne Bases de données sur la droite.

Dans la zone inférieure, appelée Tables, faites un clic droit ou Ctrl-clic dans l'espace blanc. (Si une table est présente, ne cliquez pas sur elle).

Dans le menu contextuel, choisissez Coller. La fenêtre Copier la table s'ouvre.

Donnez un nom à la table dans le champ Nom de la table; choisissons Ornithologie.

Vérifiez que le bouton radio Definition et données est coché.

Comme nous avons ajouté un champ ID en préparant le classeur, ne cochez pas le bouton radio Créer une clé primaire. Si vous importiez des données ne contenant pas de clé primaire, il faudrait cocher ce bouton.

Cliquez sur Suivant.

La fenêtre Application de colonnes apparait. Elle vous permet de choisir les champs que vous voulez importer. Dans ce cas, nous voulons les importer tous, donc cliquez sur le bouton >> .

Cliquez sur Suivant.

La fenêtre Formatage de type s'ouvre. Sélectionnez chaque champ dans la colonne de gauche, et régler les informations Nom de champ, Type de champ, Saisie requise, et Longueur comme il est nécessaire.

Dans cette table, tous les champs sont de type Texte excepté le champ ID, dont le type doit être Inte­ger.

La plupart des longueurs sont correctes, bien que les valeurs de Hawaii, Introduced, Accidental, et Nonbreeding puissent être ramenées à 5 environ, puisque les données dans ces colonnes contiennent en général un seul caractère.

Les champs ID et NomAnglais doivent avoir la valeur Saisie requise réglée sur Oui.

Une fois les champs correctement définis, cliquez sur Créer.

Note: Vérifiez que toutes les définitions des champs sont correctes avant de cliquer sur Créer. Si vous introduisez des modifications plus tard dans les champs, vous détruirez les données qu'ils contiennent.

Si vous oubliiez de définir une clé primaire, une fenêtre d'avertissement Pas de clé primaire apparait. Vous pouvez cliquer sur Annuler et définir la clé priaire comme ci-dessus, ou vous pouvez cliquer sur Non et définir la clé primaire ainsi :

Une fois la nouvelle table apparue dans la section Tables du document, faites un clic droit, ou Ctrl-clic sur la nouvelle table. Sélectionnez Modifier dans le menu contextuel. La table s'ouvre en mode conception.

Cliquez sur la ligne contenant le champ ID. Un triangle vert apparait dans la cellule à gauche du mot ID.

Faites un clic droit ou Ctrl-clic sur ce triangle et choisissez Clé primaire dans le menu contextuel. Une icône de clé jaune apparait dans la cellule.

Cliquez sur l'icône représentant un disque dur dans la barre d'outils pour enregister les modifications, fermez la fenêtre.

Vous avez importé des données depuis un classeur.

Articles Apparentés dans Neowiki

Utiliser un document Calc comme source de données

Liens Externes

Entrer des données dans une base d'OpenOffice 2.0 (en anglais)

Un article de Solveig Haugland sur l'importation de données.