Fr:Créer un Rapport

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Les formulaires offrent un moyen d'organiser les données de votre base de façon plus commode. Mais les formulaires sont souvent mieux adaptés à la consultation sur écran, tandis que les rapports sont plus adaptés à l'impression. Vous pouvez créer des rapports en utilisant l'assistant de création de rapports inclus dans Base.

Créer un rapport basé sur une table ou une requête

1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur l'icône Rapports dnas la colonne de gauche.
2. Cliquez sur Utiliser l'assistant de création de rapport.

   Note: vous pouvez aussi faire un clic droit ou Ctrl-clic sur une requête ou une table (si Tables ou Requêtes est sélectionné dans la colonne de gauche) et choisir Assistant Rapport….

3. Lorsque la fenêtre Assistant Rapport s'ouvre, sélectionnez une requête ou une table dans le menu déroulant. Dans ce cas, choisissez Requête: Liste des observations
4. Nous voulons que tous les champs de la section Champs disponibles soient présents dans le rapport. Cliquez sur le >> pour les déplacer tous à la fois.

   Si vous voulez déplacer un champ à la fois, utilisez le bouton >.

5. Si vous le désirez, vous pouvez changer l'ordre des champs en en sélectionnant un et en cliquant sur une flèche directionnelle.
6. Cliquez sur Suivant>.
7. Dans la section Étiquetage des champs, effectuez toutes les modifications que vous désirez aux noms des champs.
8. Cliquez sur Suivant>.
9. Dans la section Groupement, indiquez quels champs vous voulez grouper. Nous voulon grouper OiseauxID (pour avoir l'ordre de tri correct) et NomOiseau. Sélectionnez OiseauxID et cliquez sur le bouton >. Recommencez avec NomOiseau.
10. Cliquez sur Suivant>.
11. Choisissez Mise en page des données et Mise en page des en-têtes et pieds de page. Je recommande l'une des options Alignement à gauche pour la Mise en page des données et Standard pour la Mise en page des en-têtes et pieds de page. Remarquez qu'à mesure que vous effectuez ces réglages, le document situé sous la fenêtre Assistant Rapport se modifie.
12. Pour ce rapport, nous laissons l'orientation réglée sur Paysage.
13. Cliquez sur Suivant>
14. Dans la dernière fenêtre, donnez un titre à ce rapport. J'ai choisi Liste des observations par nom d'oiseau.
15. Laissez le bouton radio réglé sur Rapport Dynamique. De cette façon le rapport se mettra à jour lorsque les données changeront.
16. Comme l'assistant fait quelques choix bizarres pour la largeur des colonnes, sélectionnez Modifier la mise en page du rapport.
17. Cliquez sur Créer. L'assistant et le rapport disparaissent, patientez le rapport réapparaitra.
18. Ajustez la largeur des colonnes en glissant les bords selon les besoins.
19. Pour modifier le format de date, double cliquez sur la date. Dans la fenêtre Édition de champ: Document, Type de champ est réglé sur Date choisissez le format que vous désirez dans la section Format, et cliquez sur OK;
20. Lorsque la disposition vous convient, enregistrez les modifications et fermez le rapport.

    Contrairement à ce qui se passe pour les formulaires, cliquer sur le bouton (Dés)activer le mode conception dans la barre d'outils ne déclenche pas l'établissement du rapport. Pour obtenir le rapport, il faut le fermer et le rouvrir.

21. Double cliquez sur Liste des observations par nom d'oiseau pour afficher le rapport.

Notes

• Les options de tri (Étape 4) ne sont disponibles que pour des rapports basés sur des tables. Les rapports basés sur des requêtes sont triés suivant l'ordre défini dans la requête.

Variantes

• Notez que le rapport ci-dessus contient quelques noms d'oiseau plus d'une fois. Cela est dû au fait que le groupement dans les rapports est différent du groupement dauns les requêtes. Pour voir une seule fois chaque nom d'oiseau, vous devez baser le rapport sur la requête ListePersonnelle qui a été créée dans Utiliser la Fonction de Groupe dans une Requête.
• Supposons que vous vouliez grouper par Département et Lieu d'observation pour voir quels oiseaux vous avez observés dans un site donné. Il faudrait créer une nouvelle requête basée sur Liste des observations qui serait triée selon les champs Département et Lieu d'observation. Suivez ensuite les instructions ci-dessus, en groupant Département et Lieu d'observation.
• Supposons que vous vouliez créer un rapport qui répertorie tous les oiseaux de la liste Oiseau et qui associe une case à cocher à chaque oiseau. La case sera cochée si vous avez identifié l'oiseau. Pour cela, suivez la méthode suivante :
  1. Créez une requête en utilisant la méthode de l'article Utiliser une Jointure Externe dans une Requête pour joindre les tables Oisaux et Observations. Utilisez le champ NomAnglais de la table Oiseaux (et non NomOiseau de la table Observations) et vérifiez que la jointure sélectionne bien tous les enregistrements de la table Oiseaux.
  2. Si vous avez de la table Oiseaux, et si vous voulez avoir la liste des noms d'ordre et de famille dans le rapport, vous devrez créer d'abord une requête latérale combinant les ordre, famille et NomAnglais ainsi que les ID pour chacune de ces trois tables (Oiseaux, Ordres et NomAnglais) avant de créer la requête utilisant une jointure externe.
  3. Grouper les champs OiseauxID et NomAnglais dans cette requête. Voir Utiliser la Fonction Groupe dans une Requête
  4. Si vous avez , vous voudrez probablement grouper par OrdreID, Ordre, FamilleID, Famille, OiseauxID et NomAnglais.
  5. Incluez le champ Date et utilisez la fonction NOMBRE sur ce champ. Vous pouvez aussi ajouter de nouveau le champ Date afin d'appliquer la fonction MINIMUM(Date). Assurez-vous seulement d'attribuer un alias à l'une au moins des colonnnes Date. Consultez Utiliser la Fonction Groupe dans une Requête pour voir comment utiliser ces deux fonctions.
  6. Créez un nouveau rapport en suivant les instructions ci-dessus, et en utilisant les mêmes groupements de champs que dans la requête.
  7. Lorsque vous modifiez le formatage du rapport, faites un Ctrl-clic sur le champ MINIMUM(Date) (non sur l'étiquette de la colonne, mais sur la donnée elle-même), et choisissez Format numérique. Dans la section Catégorie, sélectionnez Format numérique.
  8. De même, faites un Ctrl-clic sur le champ NOMBRE(Date) (non sur l'étiquette de la colonne, mais sur la donnée elle-même), et choisissez Format numérique. Dans la section Catégorie, sélectionnez Défini par l'utilisateur. Dans le champ Description de format, entrez le code suivant :

     [>=1]"☑";[=0]"";0

  9. Il est très facile de copier ce code depuis une case à cocher dans un champ booléen dans un autre rapport, collez-le dans la case et ajoutez le signe > devant le premier signe =.
  10. Cliquez ensuite sur l'icône verte de case à cocher afin d'ajouter ce code à la liste des forats définis par l'utilisateur. Il apparaitra dans la liste sous la forme 1234. Mais dans le rapport, il affichera une case vide s'il n'y a pas d'observations, et une case cochée dans cas inverse.
  11. Si vous incluez un champ MINIMUM(Date), vous devrez régler son format sur un format de date pour qu'il apparaisse correctement.