It:Creare una tabella da un foglio elettronico

From NeoWiki

Per il diario ornitologico abbiamo bisogno di una tabella che elenchi tutti gli uccelli che potremmo vedere nella nostra area. Creare la tabella da zero potrebbe essere noioso e richiede una grande quantità di tempo. Fortunatamente i dati di cui abbiamo bisogno sono già disponibili in un formato che possiamo usare. La {http://www.aou.org/checklist/index.php3 American Ornithologists' Union} fornisce il proprio elenco di uccelli (in inglese) visibile nell'area AOU (America Settentrionale e Centrale) in un file Excel. Questo articolo descrive come prendere questi dati da un file di Excel per metterli nel nostro database per il diario ornitologico.

Importare fogli elettronici è diverso da Connettersi ad essi

NeoOffice Basepuò usare i dati presenti in un foglio elettronico in due modi differentis. Una delle opzioni prevede la possibilità di "connettersi" ad un foglio elettronico esistente. Questo metodo viene descritto nel'articolo It:Usare un foglio elettronico di Calc come sorgente di dati. Quando si usa questo metodo i dati possono essere modificati solo all'interno del foglio elettronico sorgente; i dati non possono essere modificati dall'interno di Base.

L'altra opzione è di "importare" i dati dal foglio elettronico in un documento Base. In questo modo i dati possono essere modificati in Base (il foglio elettronico originale non subirà alcuna alterazione quando i cambiamenti vengono fatti in Base). Nel nostro caso oi vogliamo proprio importare i dati, ma il foglio elettronico ha bisogno, prima, di una aggiustatina.

Formattare il Foglio Elettronico

Prima di importare i dati abbiamo bisogno di assicurarci che il foglio elettronico sia formattato correttamente.

La prima riga dei dati (che non necessariamente è la prima riga del documento) deve contenere le intestazioni dei campi. Ogni campo che non deve risultare vuoto deve avere dei dati al suo interno. Nel caso dell'elenco AOU, un'ispezione attenta mostrerà che i campi Order, Family, Subfamily, e genus contengono solo dati per il primo record di quell'ordine, famiglia, sub-famiglia o genere. Nel nostro database questa informazione deve essere presente in ogni record. Per sistemare questa cosa:

Clicca nella cella che contiene il nome dell'ordine, Order (o Family, ecc.). I bordi della cella diventeranno neri ed apparirà un piccolo quadratino nell'angolo in basso a destra della cella.

Trascina questo quadratino; quando lo farai ti verrà dietro un bordo rosso. Continua a trascinare il bordo fino a coprire tutte le celle vuote, facendo attenzione a non includere la prima cella che incontri nel quale è già presente del testo; a questo punta lascia andare il tasto del mouse. Le celle che prima erano vuote adesso contengono lo stesso testo contenuto nella prima cella.

L'ordine dell'elenco AOU è un ordine standard, usato nei libri sugli uccelli. Per assicurarti che è possibile riprodurre questo ordine nel database, la cosa più saggia da fare è di aggiungere un campo ID, con il primo record a cui è associato il numero 1, il successivo il numero 2, ecc. Per fare questa cosa:

Inserisci una nuova colonna a sinistra della Colonna A (clicca sulla colonna A quindi scegli Colonne dal menù Inserisci.

Digita <>ID<> nella cella della nuova colonna A che si trova subito a sinistra della colonna intestata <>order<>

Type a <>1<> into the first cell under <>ID<>:

Segui le istruzioni nella pagina del wiki per riempire la colonna in modo che ogni cella contenga un numero più grande di uno rispetto alla cella superiore (p.e. 1, 2, 3, ecc.)

Ho anche cambiato alcuni dei nomi dei campi, specialmente quelli che in origine erano formati da una sola lettera.

Importare i Dati

Adesso siamo pronti ad importare i dati.

Seleziona l'intero intervallo di dati, incluse le righe contenenti i nomi delle colonne. Il modo più facile di farlo è probabilmente di cliccare sulla celle più in alto a sinistra dell'intervallo (dovrebbe essere la cella contrassegnata con ID), e poi scorrere fino all'ultima riga di dati e cliccare tenendo premuto il tasto maiuscolo (shift) sull'ultima cella a destra in basso dell'intervallo.

Copia l'intervallo selezionato

Apri il database del diario ornitologico

Clicca sull'icona Tabelle nella colonna Database che si trova a destra.

Nell'area rettangolare in basso, intitolata Tabelle, clicca col tasto destro del mouse o fai ctrl-click nello spazio bianco (se ci fosse una tabella esistente assicurati di non cliccare sopra quella).

Nel menù contestuale che si apre scegli Incolla. Apparirà la finestra Coipa tabella.

Assegna un nome alla tabella nel campo Nome tabella; io ho scelto AOU Birdlist.

Assicurati che il bottone Definizioni e dati sia selezionato

Visto che abbiamo aggiunto il campo ID mentre preparavamo il foglio elettronico vogliamo lasciare la casella Crea chiave primaria deselezionata. Se tu stessi importando dei dati che non sono già stati trasformati per avere un campo come chiave primaria allora dovresti selezionare questa casella.

Clicca Avanti

La finestra Scegli colonne che appare ti permette di scegliere quali campi importare. Nel nostro caso vogliamo importare tutti i campi, quindi clicchiamo sul bottone >>.

Poi clicca su Avanti

La finestra Tipo di formato apparirà. Evidenzia a turno ogni campo nella colonna verticale che si trova a sinistra e aggiusta le impostazioni per il Nome campo, il Tipo campo, la Dati richiesti, e la Lunghezza secondo le tue esigenze.

In questa tabella tutti i campi sono campi TESTO ad eccezione del campo ID, il cui tipo dovrebbe essere INTERO.