Fr:Utilisation de l'Assistant Mailing

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NeoOffice intégre deux méthodes différentes d'impression de lettres types.

1. L'Assistant Mailing

Cet assistant vous aide à créer une lettre type avec un champ en haut pour l'adresse et une formule de politesse optionnelle adaptée à la nature du destinataire. Il est accessible par le menu Outils/Assistant mailing. Vous pouvez l'utiliser avec n'importe quelle base de données enregistrée dans NeoOffice et cela fonctionnera à la fois avec les tables et les requêtes. Cependant un bug l'empêche de reconnaître la base de données si vous essayez d'utiliser les résultats d'une requête.

Ces instructions devraient vous aider à contourner ce bug :

• À l'étape 3 de l'Assistant Mailing cliquez sur "Sélectionner une liste d'adresses…"
• Dans la fenêtre de dialogue qui apparaît, la bonne base de données devrait être sélectionnée.
• Cliquez sur "Modifier le Tableau…"
• Dans la fenêtre de dialogue qui apparaît la Table est sélectionnée, non la Requête.
• Sélectionnez la Requête et cliquez sur OK.
• Cliquez de nouveau sur OK.
• Dans l'Assistant Mailing les étapes 4 et ultérieures devraient être noircies et sous le bouton "Sélectionner une liste d'adresses…" devrait apparaître la base de données que vous voulez utiliser.

2. Faites vous-même vos Lettres Types

Si vous n'aimez pas les Assistants (et franchement l'Assistant Mailing n'est pas un exemple génial) vous pouvez créer vos propres Lettres Types.

Ouvrez le panneau Sources de Données (menu Affichage > Sources de Données) et faites passer les noms de champs de votre base de données dans votre document. Lorsque vous êtes satisfait de la mise en page choisissez Imprimer… dans le menu Fichier et une fenêtre de dialogue apparaîtra vous demandant de confirmer si vous imprimez une lettre type ou non. Si vous choisissez oui une fenêtre de dialogue s'ouvrira vous permettant de choisir quelles données imprimer et si les résultats doivent être envoyés à l'imprimante ou enregistrés dans un fichier.

Ne cochez pas la case "Ne plus afficher ce message". Si vous la cochez, à l'impression vous ne pourrez imprimer que les noms des champs dans un document. Le seul moyen de "décocher" cette option est de mettre à la corbeille le dossier NeoOffice 2.1 qui se trouve dans ~/Library/Preferences. (Si vous êtes amenés à faire cela, consultez la page Fr:Récupérer les Configurations Personnelles dans un Dossier de Préférences Endommagé pour apprendre comment sauvegarder les modèles, autotextes, et autres données personnelles situés dans le dossier de préférences de NeoOffice.)

C'est beaucoup plus simple que d'utiliser l'Assistant Mailing, cependant si vos données contiennent des champs vides il n'y a aucun moyen de les cacher (chose que l'Assistant fait bien).